Cuối tháng, sau khi cộng dồn toàn bộ hóa đơn bán ra tại quầy, chủ nhà thuốc thấy tổng doanh thu báo về con số rất đẹp: vài trăm triệu đồng. Nhân viên bán hàng hối hả từ sáng đến tối, quầy lúc nào cũng có khách ra vào mua lẻ lẫn mua theo đơn. Thế nhưng, đến lúc cần rút tiền mặt để thanh toán cho nhà phân phối hoặc trả chi phí mặt bằng, két tiền lại trống rỗng. Doanh thu hiển thị trên sổ sách chỉ là con số trên giấy, còn tiền mặt thực tế đang bị kẹt lại ở những ngóc ngách vận hành mà nếu chỉ nhìn qua doanh số hàng ngày, chủ nhà thuốc rất khó phát hiện ra.
1. Tiền nằm im trên kệ: Hàng tồn kho đọng vốn và hàng hết hạn không xử lý kịp
Điểm nghẽn lớn nhất khiến nhà thuốc luôn trong tình trạng thiếu hụt tiền mặt chính là lượng hàng tồn kho vượt quá nhu cầu bán hàng thực tế. Khi thấy nhà phân phối đưa ra chính sách chiết khấu tốt nếu nhập số lượng lớn, nhiều chủ nhà thuốc quyết định dồn hết vốn để tích trữ. Hậu quả là tiền mặt biến thành những thùng hàng xếp chồng chất trong kho. Đáng ngại hơn, do không quản lý theo nguyên tắc FEFO (hàng có hạn dùng ngắn hơn phải xuất trước), nhân viên thường có thói quen tiện tay lấy các lô hàng mới nhập về kê phía ngoài để bán, đẩy các lô hàng cũ vào sâu bên trong góc tủ.
Thực tế vận hành tại các nhà thuốc độc lập cho thấy, nếu chỉ theo dõi hàng hóa bằng sổ tay hoặc phần mềm kế toán generic không chuyên cho ngành dược, việc bỏ sót hạn dùng diễn ra rất phổ biến. Đến khi phát hiện ra một loạt thuốc kháng sinh hay thực phẩm chức năng chỉ còn 1–2 tháng hạn dùng, nhà thuốc đành phải chấp nhận xả hàng cắt lỗ hoặc hủy bỏ hoàn toàn. Lúc này, khoản tiền vốn bỏ ra ban đầu chính thức biến thành khoản lỗ trực tiếp, đè nặng lên dòng tiền của quầy.
2. Dòng tiền rò rỉ: Sổ nợ gối đầu và lệch két sau mỗi ca giao nhận
Ở các khu dân cư, thói quen bán hàng gối đầu hoặc cho khách quen nợ tiền là nguyên nhân thứ hai làm đứt gãy dòng tiền mặt. Mỗi đơn nợ vài chục đến vài trăm nghìn đồng nghe có vẻ nhỏ, nhưng khi dồn lại qua nhiều tháng, tổng số tiền nợ có thể lên tới vài chục triệu đồng. Khách hàng không bỏ đi, nhưng tiền của nhà thuốc thì bị ngâm vô thời hạn. Nhiều chủ nhà thuốc thậm chí không có một danh sách công nợ rõ ràng để nhắc nợ đúng hẹn, dẫn đến tình trạng “nợ chồng nợ” cho đến khi khó có khả năng thu hồi.
Bên cạnh công nợ khách hàng, sự lệch hụt tiền mặt sau mỗi ca làm việc cũng là điểm rò rỉ âm thầm. Việc nhân viên thu tiền lẻ nhưng không ghi nhận đầy đủ vào sổ quỹ, tự ý lấy tiền két để chi trả các khoản phát sinh nhỏ như tiền đá, tiền chè, hay phí giao hàng mà không có phiếu chi đối soát khiến két tiền cuối ngày luôn lệch so với tổng đơn bán. Nếu không có quy trình chốt két và kiểm đếm tiền mặt chặt chẽ giữa các ca giao nhận, dòng tiền thu về sẽ liên tục bị rò rỉ mà chủ nhà thuốc không thể tìm ra nguyên nhân cụ thể.
3. Lệch nhịp đặt hàng: Nhập hàng theo cảm giác và lộ trình giải phóng tiền mặt
Nhiều chủ nhà thuốc đặt hàng dựa hoàn toàn vào thói quen và cảm giác cá nhân thay vì dữ liệu bán hàng thực tế. Việc nhập thêm những mặt hàng bán chậm chỉ vì “nghĩ rằng sắp hết” hoặc quên không nhập bổ sung những mặt hàng bán chạy khiến quầy thuốc rơi vào tình trạng vừa thừa hàng đọng vốn, lại vừa thiếu hàng để bán cho khách. Khi khách hỏi mua mặt hàng chủ lực mà quầy hết hàng, nhà thuốc không chỉ mất đi doanh thu của đơn đó mà còn mất luôn niềm tin của khách hàng trong những lần mua sau.
Để giải phóng dòng tiền và lấy lại sự chủ động trong quản trị, chủ nhà thuốc có thể thực hiện theo lộ trình 4 bước kiểm soát:
- Rà soát công nợ: Lập danh sách toàn bộ khách hàng đang nợ gối đầu, phân loại các khoản nợ trên 30 ngày để lên kế hoạch thu hồi ngay.
- Kiểm kê kho và áp dụng FEFO: Tách riêng danh mục các mặt hàng tồn kho trên 60 ngày hoặc có hạn dùng dưới 6 tháng. Thiết lập lại thứ tự trưng bày theo nguyên tắc hàng ngắn hạn ra trước.
- Siết chặt quy trình chốt két: Bắt buộc đối soát tiền mặt và sổ quỹ chi tiết sau mỗi ca làm việc của nhân viên.
- Tự đánh giá sức khỏe vận hành: Nhìn lại toàn bộ bức tranh quản trị từ tồn kho, công nợ đến quy trình bán hàng để xác định chính xác điểm nghẽn đang nuốt chửng dòng tiền.
Doanh thu cao chỉ phản ánh quy mô giao dịch tại quầy, nhưng dòng tiền mặt khỏe mạnh mới là yếu tố quyết định sự sống còn của một nhà thuốc độc lập. Việc kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng, hạn dùng và dòng tiền thu chi mỗi ngày sẽ giúp bạn tháo gỡ áp lực tài chính và đưa vận hành vào quỹ đạo ổn định.
Để nhận diện chính xác những khoảng trống vận hành và xem dòng tiền của quầy thuốc đang bị kẹt ở đâu, bạn có thể dành 7 phút thực hiện bài đánh giá tự động tại Novixa và nhận báo cáo phân tích chi tiết cho nhà thuốc của mình.