Tối muộn, chủ nhà thuốc ngồi lại trước bàn thu ngân, đối soát hóa đơn sau một ngày bán lẻ tấp nập. Đèn đường đã lên, doanh thu ghi nhận trong ngày khá tốt với hàng dài khách ra vào. Nhưng khi mở sổ quỹ để gom tiền chuẩn bị thanh toán đơn hàng mới nhập buổi sáng, số tiền mặt thu về lại thiếu hụt so với dự tính. Bán được nhiều hàng nhưng dòng tiền thực tế vẫn chật vật. Nỗi đau này không nằm ở sức mua của thị trường, mà nằm ở một lỗ hổng rò rỉ âm thầm ngay trong kho hàng: thuốc cận hạn bị bỏ quên, xuất hàng không theo nguyên tắc FEFO và tồn kho phình to ngoài tầm kiểm soát.
Bán nhiều đơn hơn không giải quyết được bài toán dòng tiền bị chôn trong kho
Tâm lý chung của hầu hết chủ nhà thuốc độc lập là tập trung mọi nguồn lực để kéo khách hàng, đẩy mạnh doanh số bán lẻ mỗi ngày. Tuy nhiên, việc tăng số lượng đơn bán ra chỉ là bề nổi của hoạt động kinh doanh. Nếu hệ thống quản trị kho bên trong lỏng lẻo, bán càng nhiều hàng thì nguy cơ thất thoát tiền vốn lại càng lớn.
Trong thực tế vận hành nhà thuốc, tiền vốn không mất đi ở những sự cố lớn mà rò rỉ qua từng hộp thuốc cận date nằm sâu trong góc tủ. Khi nhập hàng mới về, nhân viên theo thói quen thường xếp ngay các thùng hàng mới lên phía trước kệ hoặc trên đỉnh chồng hàng. Lô hàng cũ nhập trước đó bị đẩy dần vào bên trong. Khi khách hỏi mua, nhân viên tiện tay lấy ngay hộp thuốc nằm ngoài cùng — tức là lô mới hơn. Lô cũ nằm lại phía sau, ngày qua ngày âm thầm hết hạn sử dụng.
Đến khi chủ nhà thuốc tiến hành kiểm kho định kỳ, hàng loạt sản phẩm từ kháng sinh, thuốc kê đơn đắt tiền đến thực phẩm chức năng đã quá hạn, buộc phải hủy bỏ完全. Khoản tiền tiêu hủy đó chính là phần lợi nhuận đáng lẽ nhà thuốc được hưởng. Bán nhiều đơn nhưng không kiểm soát được tuổi thọ hàng tồn kho thì doanh thu tăng bao nhiêu cũng không đủ bù đắp vào chi phí tồn đọng.
Phương pháp thủ công và sổ sách Excel luôn thất bại trước quy tắc FEFO
Nhiều nhà thuốc vẫn đang duy trì thói quen quản lý bằng sổ tay, trí nhớ của dược sĩ hoặc các file Excel tự dựng. Tuy nhiên, đặc thù của ngành dược là một mặt hàng có thể có nhiều lô sản xuất (Batch/Lot) khác nhau, mỗi lô lại có một hạn sử dụng riêng biệt. Việc quản lý thủ công hoàn toàn không thể tải nổi quy mô hàng nghìn mã thuốc với hàng chục nghìn lô hàng biến động liên tục.
Một tình huống rất phổ biến tại hiện trường nhà thuốc: khi nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn, họ không thể nhớ nổi hộp thuốc trên kệ thuộc lô nào, hạn dùng đến tháng mấy nếu không cầm trực tiếp sản phẩm lên xem. Lúc cửa hàng đông khách, việc soi từng vỏ hộp để chọn đúng lô cận hạn nhất (FEFO - First Expired, First Out) trở thành điều xa xỉ. Nhân viên sẽ chọn giải pháp nhanh nhất là lấy bất kỳ hộp nào trong tầm tay để thanh toán cho xong đơn.
Bên cạnh đó, việc giao ca giữa các nhân viên bán hàng cũng là điểm đen dễ gây thất thoát. Nếu không có hệ thống ghi nhận chính xác mã lô và số lượng tồn thực tế tại thời điểm chuyển giao, việc lệch sổ sách là điều khó tránh khỏi. Sổ sách Excel chỉ cần nhập sai một ô hoặc quên cập nhật một đơn xuất kho là toàn bộ dữ liệu tồn kho và dòng tiền trong ngày trở nên sai lệch. Chủ nhà thuốc rơi vào trạng thái thụ động: có phần mềm hay sổ sách nhưng vẫn phải hỏi nhân viên mỗi ngày để biết trong kho còn hay hết hàng.
Chuyển đổi tư duy quản trị: Siết chặt quy trình kho để giữ trọn lợi nhuận
Điều nhà thuốc thực sự cần để phát triển bền vững không phải là lao vào các chiến dịch tăng doanh số bằng mọi giá, mà là xây dựng một nền tảng vận hành chuẩn chỉnh, kiểm soát triệt tiêu thất thoát từ khâu nhập kho, xếp hàng đến xuất bán.
Nguyên tắc FEFO phải được đưa vào quy trình bắt buộc và được hỗ trợ bằng công cụ vận hành tự động thay vì trông chờ vào sự tự giác hay trí nhớ của nhân viên. Khi ứng dụng công nghệ vào quản lý kho, mọi lô hàng khi nhập về đều được ghi nhận chi tiết theo mã lô và hạn dùng. Ngay tại điểm bán (Staff POS), khi nhân viên gõ tên thuốc, hệ thống sẽ lập tức đưa ra chỉ định chính xác lô nào cần được xuất trước dựa trên hạn sử dụng. Nếu nhân viên lấy sai lô, hệ thống sẽ phát cảnh báo.
Việc chủ động kiểm soát hạn dùng theo lô giúp kho hàng luôn trong trạng thái “sạch hạn”. Chủ nhà thuốc có thể dễ dàng nhìn thấy báo cáo tồn kho, danh sách các mặt hàng sắp đến hạn cảnh báo để có kế hoạch giải phóng hàng kịp thời hoặc trả lại nhà cung cấp theo thỏa thuận. Dòng tiền không còn bị giam trong những lô hàng chết, quỹ tiền trong ngày được đối soát minh bạch với từng đơn bán out.
Thay vì phải túc trực 24/7 tại cửa hàng để giám sát nhân viên hay đau đầu xử lý đống thuốc hết hạn cuối năm, chủ nhà thuốc hoàn toàn có thể chủ động kiểm soát toàn bộ vận hành từ xa. Khi kho hàng được quản lý chuẩn xác, dòng tiền rõ ràng, đó mới là lúc nhà thuốc sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô mà không sợ gãy hệ thống.
Nhà thuốc của bạn đang kiểm soát tồn kho và hạn dùng ở mức độ nào? Hãy dành 7 phút đánh giá toàn diện sức khỏe vận hành, tồn kho và dòng tiền của nhà thuốc cùng Novixa.