10 giờ tối, phố xá đã thưa người, nhà thuốc chuẩn bị đóng cửa. Màn hình máy tính báo doanh thu hôm nay đạt mốc kỳ vọng, các dãy tủ kính vẫn xếp đầy đặn, tươm tất dưới ánh đèn neon. Người chủ nhà thuốc mỉm cười nhẹ nhõm chuẩn bị ra về. Nhưng khi cúi xuống ngăn kéo dưới cùng để lấy tệp túi nilon gói hàng cho ngày mai, mắt chị khựng lại ở ba hộp thực phẩm chức năng nhập từ giữa năm ngoái. Bóc lớp bụi mỏng phủ trên vỏ hộp, nhãn hạn dùng hiện ra: đã hết hạn từ tháng trước. Số tiền lời thu được của cả ngày bán hàng vất vả hôm nay, hóa ra vừa đúng bằng giá trị nhập của ba hộp thuốc nằm im trong góc khuất đó. Đa số chủ nhà thuốc độc lập đều tin rằng mình kiểm soát kho rất kỹ, cho đến khi tự tay bới lại từng ngóc ngách trên kệ và nhận ra tiền của mình đang âm thầm bốc hơi như thế nào.
1. Tiền nằm im trên kệ: Khi doanh thu bán ra không bù nổi đống hàng chậm bán
Nhiều chủ nhà thuốc thường nhìn vào con số bán ra mỗi ngày để đánh giá tình hình kinh doanh của cơ sở. Bán được nhiều đơn, lượng khách ra vào đều đặn tạo cảm giác nhà thuốc đang hoạt động rất tốt. Nhưng trong thực tế quản trị, doanh thu cao không đồng nghĩa với dòng tiền khỏe, nếu một lượng vốn lớn đang bị giam lỏng dưới dạng hàng tồn kho chậm bán.
Tâm lý tích trữ và thói quen lấy chiết khấu cao từ các nhà phân phối là nguyên nhân phổ biến khiến kho hàng phình to ngoài tầm kiểm soát. Khi nghe trình dược viên tư vấn nhập 5 tặng 1, hoặc giảm thêm 10% nếu lấy đủ suất một thùng lớn, không ít chủ nhà thuốc đã nhanh chóng gật đầu. Kết quả là những mặt hàng bổ não, thực phẩm chức năng đắt tiền hoặc thuốc ngoại có nhu cầu thấp bị đọng lại trên kệ hàng tháng trời. Tiền mặt bị biến thành hàng hóa nằm im, trong khi tiền mặt để nhập các dòng hàng bán chạy hàng ngày như thuốc hạ sốt, giảm đau, kháng sinh hay vật tư y tế lại rơi vào tình trạng thiếu hụt.
Nhiều nhà thuốc rơi vào vòng xoáy luẩn quẩn: thấy thiếu tiền quay vòng lại phải đi vay hoặc gối đầu công nợ để nhập hàng mới, trong khi đống tiền thực sự lại đang nằm mốc meo trên kệ dưới dạng hàng cận date. Nếu không có báo cáo chi tiết về 10 hay 20 mặt hàng tồn lâu nhất, chủ nhà thuốc sẽ tiếp tục nhập hàng theo cảm giác. Doanh thu trên sổ sách có thể tăng, nhưng tiền mặt trong quỹ cứ ngày một hụt đi mà chủ nhà thuốc không thể giải thích nổi.
2. Cái bẫy “Có phần mềm nhưng vẫn lệch sổ”: Nhân viên quên FEFO và lỗi nhầm lô
Một kịch bản diễn ra phổ biến tại các nhà thuốc độc lập hiện nay là: cửa hàng đã trang bị phần mềm POS hoặc quản lý bằng file Excel rất chi tiết, nhưng khi kiểm kho thực tế thì số liệu trên máy và hàng trên kệ lại lệch nhau hoàn toàn. Nguyên nhân không nằm ở công nghệ, mà nằm ở lỗ hổng trong quy trình vận hành hàng ngày của nhân viên tại quầy.
Nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out - Hàng cận hạn xuất trước) là tiêu chuẩn bắt buộc trong quản lý dược phẩm. Tuy nhiên, vào những giờ cao điểm khi khách hàng đông đúc, nhân viên bán hàng thường có thói quen tiện tay lấy hộp thuốc ngay ngoài cùng hoặc hộp nằm ngang tầm mắt. Khi hàng mới nhập về, nhân viên lại tiện tay xếp đè lên phía trước hàng cũ. Kết quả là những lô thuốc nhập trước, có hạn sử dụng ngắn hơn bị đẩy lùi vào sâu bên trong góc tủ.
Đến khi kiểm tra đột xuất, sổ sách báo trên hệ thống vẫn còn 5 hộp biệt dược hạn sử dụng đến tận năm sau, nhưng thực tế hộp cầm trên tay lại thuộc một lô cũ đã hết hạn từ hai tuần trước. Lỗi nhầm lô này gây ra thiệt hại kép: nhà thuốc vừa mất tiền do phải hủy bỏ thuốc hết hạn, vừa đối mặt với rủi ro nghiêm trọng về tuân thủ quy định GPP khi nguy cơ bán nhầm thuốc hết hạn cho người bệnh là rất cao. Những file Excel thủ công hay phần mềm POS generic chỉ ghi nhận số lượng tồn tổng quát mà không quản lý được chính xác từng lô và hạn dùng thực tế, tạo ra khoảng trống vận hành cực kỳ nguy hiểm.
3. Kho sạch hạn không đến từ việc đi nhặt từng hộp, mà từ cách kiểm soát vận hành
Nhiều chủ nhà thuốc chọn cách chữa cháy bằng việc mỗi tháng dành ra một ngày chủ nhật đóng cửa để cùng nhân viên bới tung từng tủ thuốc, nhặt từng hộp ra đọc hạn dùng. Cách làm thủ công này không chỉ tốn thời gian, tốn sức lực, dễ bỏ sót mà hoàn toàn không giải quyết được gốc rễ vấn đề. Muốn kho luôn sạch hạn và dòng tiền thông suốt, nhà thuốc cần một quy trình vận hành chuẩn chỉnh thay vì phụ thuộc vào sự tự giác hay trí nhớ của từng nhân viên.
Vận hành kho hiện đại đòi hỏi việc thực thi nghiêm ngặt quy trình FEFO qua 3 bước rõ ràng: Nhập lô - Xếp hạn - Xuất đúng hạn. Ngay từ khâu nhập kho, mọi mặt hàng phải được ghi nhận chính xác số lô và hạn dùng vào hệ thống. Khi đưa hàng lên kệ trưng bày, nhân viên phải tuân thủ nguyên tắc xếp hàng cận hạn ra ngoài. Và quan trọng nhất, khi bán hàng tại quầy, hệ thống phải tự động chỉ định chính xác lô nào cần xuất trước, không cho phép nhân viên bán tự ý lấy sai lô.
Bên cạnh đó, việc sở hữu một cơ chế cảnh báo hạn dùng tự động theo các mốc 3 tháng, 6 tháng sẽ giúp chủ nhà thuốc hoàn toàn chủ động: từ việc liên hệ nhà phân phối để đổi trả hàng, lên kế hoạch cắt lô khuyến mãi giải phóng hàng tồn, cho đến việc điều chỉnh lại định mức đặt hàng trong kỳ tiếp theo. Kiểm soát kho thông minh chính là chìa khóa giúp chủ nhà thuốc giải phóng bản thân khỏi những công việc tay chân vụn vặt, ngủ ngon giấc mỗi đêm vì biết rõ từng đồng vốn của mình đang nằm ở đâu và vận hành như thế nào.
Nhà thuốc của bạn có đang gặp phải những khoảng trống vận hành như trên? Quản trị nhà thuốc hiệu quả không đơn thuần là việc mua một phần mềm bán hàng, mà là xây dựng một hệ thống kiểm soát chặt chẽ từ tồn kho, hạn dùng cho đến dòng tiền thực tế.
Để tự nhìn lại bức tranh vận hành, phát hiện chính xác những khoảng trống đọng vốn và đánh giá mức độ sẵn sàng phát triển của nhà thuốc, bạn có thể tham gia bài tự đánh giá chuyên sâu tại Novixa.