Tối ngày 30 cuối tháng, sau khi đóng cửa quầy, chủ nhà thuốc ngồi cộng sổ đối soát thu chi. Doanh thu bán lẻ theo hóa đơn ghi nhận trong tháng không hề tệ, nhưng khi kiểm tra số dư két tiền hay tài khoản ngân hàng thì lại chẳng còn bao nhiêu. Nhìn ra quầy, các tủ kính vẫn xếp chật nịt hàng hóa: từ thuốc kê đơn, thực phẩm chức năng cho đến hóa mỹ phẩm. Tiền mặt không hề mất đi đâu cả, nó chỉ đang bị chôn chặt vào những hộp thuốc nằm im trên kệ từ ba đến sáu tháng trước mà chủ nhà thuốc không hề hay biết. Đây là thực tế diễn ra tại rất nhiều nhà thuốc độc lập hiện nay: hàng bán ra đều đặn, chủ thức khuya dậy sớm, nhưng dòng tiền luôn trong tình trạng hụt hơi.
Nhập hàng theo cảm giác: Cái bẫy khiến vốn đọng vào hàng bán chậm
Trong vận hành nhà thuốc nhỏ và độc lập, thói quen đặt hàng dựa trên trí nhớ hoặc trải nghiệm cá nhân là nguyên nhân hàng đầu khiến kho hàng phình to. Khi một trình dược viên đưa ra chương trình chiết khấu hấp dẫn theo số lượng, chủ nhà thuốc rất dễ xiêu lòng và quyết định nhập một đợt hàng lớn với suy nghĩ: “Mặt hàng này kiểu gì chẳng bán hết, nhập nhiều để lấy giá tốt”.
Tuy nhiên, nếu không có dữ liệu đo lường tần suất bán ra thực tế của từng mã hàng theo chu kỳ 30 ngày hay 90 ngày, dự đoán của con người thường mang lại sai lệch lớn. Những mặt hàng bổ sung, thực phẩm chức năng có biên lợi nhuận cao nhưng chu kỳ tái mua dài thường là nhóm dễ bị đọng vốn nhất. Việc gom hàng theo cảm giác khiến nhà thuốc luôn rơi vào cảnh thừa những mặt hàng ít giao dịch nhưng lại liên tục đứt những mã thuốc thiết yếu, quay vòng nhanh.
Khi dòng tiền bị gạt sang một bên để đổi lấy những hộp thuốc nằm yên trên kệ, nhà thuốc sẽ đối mặt với rủi ro thiếu hụt tiền mặt để thanh toán công nợ cho nhà cung cấp hoặc nhập các lô hàng mới có tốc độ thanh khoản cao hơn. Vốn lưu động vì thế mà cạn dần, trong khi kho vẫn chật cứng.
Excel lệch sổ và phần mềm ghi chép: Có dữ liệu nhưng vẫn không biết hàng đọng ở đâu
Một vấn đề phổ biến khác là nhiều nhà thuốc đã trang bị phần mềm bán hàng hoặc duy trì sổ sách theo dõi bằng Excel, nhưng vẫn không kiểm soát được độ khỏe của kho hàng. Phần lớn các công cụ hiện tại chỉ đóng vai trò ghi nhận số liệu sau khi việc đã rồi — tức là ghi nhận nhập bao nhiêu, bán ra bao nhiêu — chứ không tự động phân tích hay đưa ra cảnh báo cho chủ nhà thuốc.
Nhà thuốc có thể dễ dàng tra cứu xem trong kho còn bao nhiêu hộp thuốc A, nhưng lại không thể trả lời nhanh 3 câu hỏi cốt lõi:
- 10 mặt hàng nào đang giam nhiều tiền vốn nhất trong kho hiện tại?
- Lô hàng nhập từ 4 tháng trước đã bán được bao nhiêu phần trăm?
- Có bao nhiêu mặt hàng đã quá 60 ngày không phát sinh bất kỳ đơn bán nào?
Bên cạnh đó, việc quản lý kho thủ công hoặc phụ thuộc vào các file Excel rất dễ dẫn đến tình trạng lệch sổ. Khi giao ca vội vã, nhân viên có thể quên quét mã hoặc ghi nhận sai số lượng nhập xuất. Đặc biệt, việc không tuân thủ nguyên tắc FEFO (Hàng hết hạn trước - Xuất trước) khiến các lô thuốc mới nhập lại được bán ra trước, còn các lô cũ hơn lại bị đẩy lùi vào góc tủ.
đến khi chủ nhà thuốc kiểm kê lại kho thì hàng đọng đã bước sang giai đoạn cận date. Lúc này, phương án xử lý duy nhất là chấp nhận xả lỗ, tìm cách đẩy hàng hoặc tệ hơn là tiêu hủy hoàn toàn — biến chi phí nhập hàng thành tổn thất trực tiếp vào lợi nhuận.
Kiểm soát kho và FEFO: Thu hồi dòng tiền từ những tủ kệ
Để giải quyết triệt để tình trạng đọng vốn và lấy lại sự chủ động về dòng tiền, chủ nhà thuốc không thể tiếp tục vận hành theo thói quen cũ. Việc quản trị kho cần được chuyển sang hướng kiểm soát theo lô, hạn dùng và tần suất luân chuyển thực tế.
Kiểm soát kho hiệu quả bắt đầu từ việc nắm rõ bức tranh tổng thể: mặt hàng nào là trụ cột tạo ra dòng tiền mỗi ngày, mặt hàng nào đang giam vốn và lô hàng nào cần được ưu tiên xuất trước theo đúng nguyên tắc FEFO. Khi quy trình nhập lô và xếp hạn được chuẩn hóa ngay tại quầy, nhân viên chỉ cần thao tác bán hàng theo gợi ý của hệ thống là có thể đảm bảo kho luôn sạch hạn và luân chuyển đúng tiến độ.
Tuy nhiên, trước khi đầu tư thêm chi phí hay thay đổi công cụ quản lý, điều quan trọng nhất là chủ nhà thuốc phải tự nhìn lại xem hệ thống vận hành của mình đang có những khoảng trống nào. Liệu rò rỉ dòng tiền đến từ khâu đặt hàng, khâu giao ca thất thoát hay do thiếu báo cáo phân tích đọng vốn?
Lời khuyên dành cho chủ nhà thuốc:
Dòng tiền của nhà thuốc không chỉ nằm ở két tiền hay tài khoản ngân hàng, mà đang nằm trên chính từng tủ kệ. Việc phát hiện sớm các mặt hàng bán chậm và kiểm soát chặt chẽ lô hạn chính là cách nhanh nhất để thu hồi tiền mặt và giảm bớt áp lực tài chính.
Nếu bạn muốn biết chính xác kho hàng và hệ thống vận hành của nhà thuốc mình đang ở mức độ nào, có đang bị rò rỉ dòng tiền hay không, hãy dành 7 phút để tự rà soát toàn bộ năng lực quản trị. Đánh giá sức khỏe vận hành nhà thuốc của bạn tại Novixa.