8 giờ tối, cửa cuốn quầy thuốc kéo xuống một nửa, chủ nhà thuốc vẫn ngồi nán lại bên chiếc máy tính. Tay vừa đếm lại tiền mặt trong khay, mắt vừa đối soát từng hóa đơn bán ra xem sổ quỹ hôm nay lệch ở đâu, tay kia lại nhắn vào nhóm Zalo nhắc nhân viên ngày mai nhớ tìm lô lẻ cận hạn đẩy đi trước. Doanh thu hàng ngày nhìn qua tưởng ổn, khách ra vào tấp nập, nhưng chỉ cần chủ vắng mặt hai ngày, mọi việc lập tức rối loạn. Vì sao bán tốt mà chủ vẫn bị trói chặt tại quầy?
1. Vận hành phụ thuộc vào trí nhớ của chủ thay vì quy trình chuẩn
Hầu hết các nhà thuốc độc lập hiện nay đang vận hành bằng trí nhớ và kinh nghiệm cá nhân của người chủ. Từ việc lô hàng nào nhập trước, thuốc nào sắp hết hạn, cho đến việc mặt hàng nào đang bán chạy đều nằm trong đầu chủ nhà thuốc. Nhân viên bán hàng chỉ làm nhiệm vụ lấy thuốc theo đơn và thu tiền, còn việc kiểm soát sâu hơn thì hoàn toàn bị động.
Khi nhập một lô hàng mới về, nếu không có công cụ tự động ghi nhận và phân loại theo nguyên tắc FEFO (Hạn dùng trước - Xuất trước), nhân viên sẽ có xu hướng bốc quầy theo thói quen: hộp nào tiện tay hoặc nằm phía ngoài sẽ được lấy bán trước. Lô thuốc cũ hơn bị đẩy lùi vào trong gầm tủ, đến khi phát hiện ra thì đã cận date hoặc quá hạn sử dụng, buộc phải tiêu hủy. Thực tế tại nhiều nhà thuốc cho thấy, mất tiền do thuốc hết hạn không phải vì nhà thuốc không bán được, mà vì không ai nhắc nhân viên phải bán lô nào trước.
Chủ nhà thuốc biết rõ nguy cơ này nên không dám rời quầy. Mọi thao tác xuất kho, gạt lô, nhắc hạn đều phải qua mắt chủ. Khi công việc vận hành phụ thuộc 100% vào sự có mặt của bạn, nhà thuốc không phải là một mô hình kinh doanh tự vận hành, mà bạn đang tự tạo ra một công việc trả lương cho chính mình với áp lực kéo dài từ sáng đến đêm.
2. Có phần mềm nhưng vẫn phải ghi chép thủ công bằng Excel và Zalo
Nhiều quầy thuốc đã trang bị phần mềm POS bán lẻ, nhưng trên thực tế, chiếc máy tính tại quầy chỉ mới giải quyết được khâu in hóa đơn cho khách. Đến cuối ngày, chủ nhà thuốc vẫn phải mở thêm file Excel để theo dõi công nợ nhà cung cấp, rút sổ tay chép quỹ tiền mặt, và dùng nhóm Zalo để dặn dò công việc cho ca sau. Dữ liệu bị phân tán ở quá nhiều nơi khiến bức tranh tổng thể của nhà thuốc trở nên mờ nhạt.
Việc ghi chép phân tán này tạo ra những khoảng hở rất lớn trong quản lý. Khi ca sáng giao ca cho ca tối, tiền quỹ lẻ lệch vài chục nghìn không rõ lý do. Khi đối soát với nhà cung cấp, thông tin trên hóa đơn nhập và thực tế kiểm kho không khớp nhau do nhân viên quên ghi nhận hàng khuyến mại hoặc hàng trả lại. Việc phần mềm một đường, vận hành thực tế một nẻo khiến dữ liệu thu thập được trở nên vô giá trị.
Chủ nhà thuốc vì thế lại phải tốn thêm 1 đến 2 tiếng mỗi đêm làm nhiệm vụ của một “nhân viên tổng hợp dữ liệu”. Bạn phải tự tay nhập lại từng dòng thu chi, dò lại từng hóa đơn lệch. Có công nghệ nhưng không giúp giải phóng sức lao động, ngược lại còn tạo thêm một tầng thủ tục khiến chủ nhà thuốc càng thêm mệt mỏi và không thể rời mắt khỏi quầy.
3. Dòng tiền thật bị chôn chặt trong hàng tồn kho mà không hay biết
Một ảo tưởng phổ biến của nhiều chủ nhà thuốc là thấy tiền thu về hàng ngày đều đặn thì cho rằng kinh doanh đang có lãi. Tuy nhiên, đến kỳ thanh toán tiền hàng cho nhà phân phối hoặc khi cần rút tiền mặt ra cho chi phí gia đình, quỹ tiền mặt lại luôn trong tình trạng hụt hở. Lý do lớn nhất nằm ở lượng tiền mặt đang bị chôn vùi trong kho hàng mà chủ quầy không kiểm soát được.
Khi không có báo cáo tồn kho chính xác theo từng danh mục, việc nhập hàng thường được quyết định dựa trên cảm giác. Thấy quầy trống mặt hàng nào là gọi thêm mặt hàng đó, hoặc nhập thêm để lấy chiết khấu từ nhà phân phối mà không biết rằng mặt hàng tương tự vẫn còn tồn đọng ở kho sau. Hàng chậm bán tích tụ ngày này qua ngày khác, rút sạch dòng tiền lưu động của nhà thuốc.
Doanh thu có thể tăng, nhưng tiền mặt lại biến thành hàng hóa nằm im trên kệ và sắp hết hạn. Việc không nhìn rõ đơn hàng và sổ quỹ khớp nối trong ngày khiến chủ nhà thuốc luôn rơi vào trạng thái bất an. Bạn phải túc trực tại quầy vừa để bán hàng gỡ vốn, vừa để trông chừng đống tài sản đang nằm trên kệ mà không có cách nào giải phóng nhanh chóng.
Tự do của chủ nhà thuốc không đến từ việc cố gắng đứng quầy bán thêm vài đơn hàng lẻ, mà đến từ việc xây dựng được một hệ thống quản lý rõ ràng về kho, lô hạn và dòng tiền. Khi vận hành được chuẩn hóa, nhân viên làm đúng quy trình FEFO và dữ liệu sổ quỹ được minh bạch, bạn mới có thể an tâm rời quầy.
Nếu bạn đang nghi ngờ nhà thuốc của mình vẫn còn những khoảng trống vận hành khiến bạn chưa thể giải phóng bản thân, hãy dành 7 phút thực hiện bài đánh giá Pharmacy Health Check của Novixa. Hệ thống sẽ phân tích toàn diện từ khâu quản lý tồn kho, dòng tiền đến vận hành nhân sự, giúp bạn tự nhìn rõ nhà thuốc đang yếu ở đâu và cần nâng cấp điều gì để vận hành nhẹ nhàng hơn.