Tám giờ tối, quầy thuốc đóng cửa. Chủ nhà thuốc nhìn vào báo cáo tổng kết cuối ngày trên phần mềm bán hàng: doanh thu đạt 12 triệu đồng. Cảm giác về một ngày kinh doanh thuận lợi xuất hiện. Thế nhưng, khi mở tủ kiểm tra hàng cận hạn để chuẩn bị đối soát với nhà cung cấp, chị mới giật mình thấy hai hộp thực phẩm chức năng đắt tiền đã quá hạn từ tuần trước, cộng thêm một lô thuốc kháng sinh đang trôi qua mốc FEFO mà nhân viên ca chiều không hề hay biết.
Rất nhiều nhà thuốc độc lập tại Việt Nam đang vận hành dựa trên cảm giác: cảm giác bán tốt, cảm giác kho còn đủ, cảm giác khách quen vẫn quay lại. Nhưng khi bóc tách thực tế từng sổ quỹ, lô hạn và dòng tiền, những khoảng trống quản trị bằng cảm giác mới bắt đầu lộ ra và âm thầm gặm nhấm lợi nhuận mỗi ngày.
Nhập hàng theo cảm giác hay điều phối kho bằng dữ liệu lô hạn FEFO?
Thói quen phổ biến của nhiều chủ nhà thuốc là nhìn lên kệ thấy vắng hàng thì ghi chép vào sổ hoặc bấm điện thoại gọi nhà thuốc bán buôn nhập thêm. Quyết định nhập hàng dựa trên cảm giác “mặt hàng này dạo này bán chạy” thường dẫn đến hai kịch bản nguy hiểm: hàng thực sự cần thì thiếu, còn hàng tồn đọng lại phình to ra.
Khi không quản lý chính xác từng lô nhập và hạn dùng theo nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out - Hàng hết hạn trước phải xuất trước), nhà thuốc đang tự đánh cược tiền vốn của mình. Xét một ví dụ thực tế tại hiện trường: chủ quầy thấy khách hỏi mua nhiều siro ho vào mùa lạnh nên tiếp tục nhập thêm 5 thùng. Tuy nhiên, do không theo dõi dữ liệu lô hạn trên hệ thống, nhân viên bán hàng theo thói quen tiện tay lấy thùng hàng mới nhập về bán trước. Lô siro ho nhập từ 4 tháng trước bị đẩy lùi vào góc khuất. Đến khi phát hiện ra, cả lô thuốc chỉ còn hạn dùng dưới 30 ngày, không đủ điều kiện bán cho người bệnh và cũng quá thời gian đổi trả cho nhà phân phối.
Bán được 10 hộp siro thu về vài chục nghìn tiền lãi không thể bù đắp nổi chi phí tiêu hủy một lô hàng hết hạn. Ra quyết định dựa trên dữ liệu lô hạn giúp chủ nhà thuốc loại bỏ hoàn toàn cảm giác mơ hồ. Dữ liệu chính xác sẽ chỉ rõ mặt hàng nào sắp đến ngưỡng cảnh báo, lô nào cần ưu tiên đẩy trước, và chính xác bao nhiêu tiền vốn đang bị “đóng băng” trong kho hàng.
Doanh thu trên máy có phải là tiền mặt thực tế trong túi?”
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận thực tế. Nếu chỉ nhìn vào con số tổng kết cuối ngày mà bỏ qua việc đối soát đơn bán, chênh lệch sổ quỹ và nợ nhà cung cấp, chủ nhà thuốc rất dễ rơi vào bẫy “lãi giả, lỗ thật”.
Thực tế vận hành cho thấy nhiều quầy thuốc vẫn dùng phần mềm bán hàng generic kết hợp với ghi chép sổ tay hoặc file Excel. Cuối ngày, phần mềm báo doanh thu 15 triệu đồng, nhưng khi kiểm két tiền mặt và tài khoản ngân hàng, tổng số tiền thu về chỉ có 12 triệu. Phần chênh lệch 3 triệu đồng còn lại đi đâu? Một phần nằm ở công nợ gối đầu của người quen chưa ghi nhận chặt chẽ, một phần nằm ở các khoản chi vặt ngoài sổ sách (tiền điện, tiền túi mua vật tư phụ), và một phần do lệch tồn kho khi nhân viên bán lẻ không nhập máy.
Nếu không có hệ thống quản lý dòng tiền và sổ quỹ theo thời gian thực, chủ nhà thuốc sẽ luôn sống trong sự hoang mang: tiền bán hàng thấy nhiều nhưng đến kỳ trả tiền nhà phân phối lại không thấy tiền đâu. Nhìn vào dữ liệu dòng tiền rõ ràng từng đơn, đối soát khớp giữa kho - quỹ - công nợ trong ngày giúp chủ quầy biết chính xác tiền của mình đang nằm ở két, nằm ở ngân hàng hay đang kẹt trên kệ hàng.
Phụ thuộc vào trí nhớ của chủ hay quản trị bằng hệ thống dữ liệu tập trung?
Một nhà thuốc phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ và sự có mặt của người chủ là một nhà thuốc rất dễ tổn thương. Khi chủ quầy nhớ được giá nhập, nhớ mặt khách quen, nhớ luôn vị trí từng hộp thuốc nằm ở góc nào, việc vận hành trông có vẻ mượt mà. Nhưng vấn đề sẽ bộc phát ngay lập tức khi chủ vắng mặt hoặc nhân viên nghỉ việc.
Quan sát thực tế tại các nhà thuốc độc lập khi chủ nhà thuốc nghỉ phép 3 ngày: vận hành ngay lập tức chệch nhịp. Nhân viên mới không nhớ giá các mặt hàng cắt liều, không rõ quy trình xếp thuốc theo chuẩn GPP, và không biết lịch sử sử dụng thuốc của các bệnh nhân mãn tính trong khu vực để nhắc tái mua. Kết quả là khách hàng bỏ sang quầy khác, nhân viên giao ca lệch sổ, và hàng hóa thất thoát không rõ nguyên nhân.
Chuyển từ quản trị bằng cảm giác sang quản trị bằng dữ liệu là việc số hóa toàn bộ tri thức vận hành vào hệ thống. Lịch sử mua hàng của khách được lưu trữ để tự động nhắc lịch dùng thuốc; danh mục sản phẩm, tồn kho và quy định giao ca được chuẩn hóa rõ ràng. Khi đó, quầy thuốc không còn phụ thuộc vào sự hiện diện 14 tiếng mỗi ngày của người chủ, mà vẫn vận hành chính xác, minh bạch ngay cả khi nhân viên mới tiếp quản ca làm việc.
Nhìn lại cách vận hành mỗi ngày là bước đầu tiên để chủ nhà thuốc chuyển từ quản trị bằng cảm giác sang kiểm soát bằng dữ liệu thực tế. Đừng chờ đến khi kho hàng phình to vì trôi hạn hay dòng tiền bốc hơi mới tìm nguyên nhân.
Bạn có thực sự kiểm soát được từng lô hạn, sổ quỹ và khoảng trống vận hành tại quầy thuốc của mình? Hãy dành 7 phút tự đánh giá sức khỏe vận hành nhà thuốc tại Novixa để nhìn rõ bức tranh quản trị thực tế ngay hôm nay.