Bảy giờ tối, nhà thuốc đông nghẹt khách đứng chờ lấy thuốc cắt liều và mua theo đơn. Người chủ vừa nhanh tay nhặt từng vỉ thuốc, vừa luống cuống lục lọi các hộp lẻ dưới gầm tủ để tìm lô còn hạn dùng an toàn. Đúng lúc đó, nhân viên mới đứng ngơ ngác hỏi lại giá một loại thực phẩm bảo vệ sức khỏe vì chưa kịp tra sổ, còn điện thoại trong túi liên tục rung thông báo giục đối soát công nợ từ nhà cung cấp. Doanh thu mỗi ngày vẫn về đều, quầy thuốc hiếm khi vắng người. Thế nhưng, người chủ bước ra về lúc mười giờ đêm với đôi chân mỏi nhừ và gánh nặng mơ hồ: mình đang làm chủ một cơ sở kinh doanh, hay đang trở thành nhân viên tăng ca mệt mỏi nhất của chính nhà thuốc mình?
Bị buộc chân vào tủ thuốc vì quản lý kho bằng trí nhớ và sổ tay
Thực tế tại nhiều nhà thuốc độc lập cho thấy, người chủ thường là dược sĩ chuyên môn giỏi nhất và cũng là người nắm toàn bộ “bản đồ” vận hành trong đầu. Khách tìm đến nhà thuốc vì tin tưởng tay nghề tư vấn của chủ. Tuy nhiên, chính sự phụ thuộc này lại biến người chủ thành điểm nghẽn lớn nhất trong mọi hoạt động hàng ngày.
Khi kho hàng không được phân loại theo nguyên tắc nguyên lô và hạn dùng rõ ràng, việc xuất hàng bị phụ thuộc hoàn toàn vào thói quen. Nhân viên mới không biết lô nào nhập trước để bán trước (FEFO), dẫn đến tình trạng tiện tay lấy hộp thuốc mới xếp bên ngoài, bỏ quên các hộp nhập trước nằm sâu phía trong góc tủ. Đến khi dọn kho định kỳ để chuẩn bị cho đợt kiểm tra GPP, chủ nhà thuốc mới giật mình phát hiện hàng loạt hộp thuốc đắt tiền đã cận date hoặc quá hạn, buộc phải hủy bỏ trong xót xa.
Mỗi lần chủ nhà thuốc rời quầy nửa ngày để giải quyết việc gia đình, điện thoại lại réo liên tục. Nhân viên gọi hỏi vị trí đặt thuốc, hỏi giá bán lẻ của mặt hàng mới nhập, hoặc hỏi cách xử lý khi số lượng thực tế trên kệ không khớp với file Excel theo dõi. Việc quản lý kho bằng trí nhớ hoặc sổ sách rời rạc không chỉ vắt cạn sức lực của người chủ, mà còn giam cầm họ tại cửa hàng từ sáng sớm đến đêm muộn. Bạn không thiếu lượt khách ghé thăm, nhưng toàn bộ thời gian cá nhân đã bị nuốt chửng bởi những tác vụ thủ công lặp đi lặp lại.
Doanh thu ra vào liên tục nhưng không rõ tiền thực sự nằm ở đâu
Một nghịch lý rất phổ biến ở các nhà thuốc quy mô nhỏ và vừa: tiền bán hàng thu về mỗi ngày không ít, nhưng đến cuối tháng tổng kết quỹ lại không thấy tiền mặt đâu. Doanh thu trông có vẻ khởi sắc, nhưng dòng tiền thực sự lại bị “đóng đóng băng” trên các kệ hàng mà chủ nhà thuốc không hề hay biết.
Nguyên nhân bắt nguồn từ việc nhập hàng theo cảm giác thay vì dựa trên dữ liệu tiêu thụ thực tế. Thấy một mặt hàng đang có chương trình chiết khấu cao từ nhà phân phối, chủ nhà thuốc quyết định nhập số lượng lớn để lấy thưởng. Tuy nhiên, tốc độ bán ra thực tế lại rất chậm. Kết quả là tiền vốn nằm chết trong các thùng hàng tích trữ trong kho, trong khi những mặt hàng thiết yếu bán chạy hàng ngày lại rơi vào tình trạng đứt hàng vì không đủ tiền mặt quay vòng.
Bên cạnh đó, việc lệch sổ sách giữa tiền bán thực tế và dữ liệu ghi nhận xảy ra thường xuyên. Cuối ngày, sau 14 tiếng đứng quầy, chủ nhà thuốc lại phải ngồi gõ từng dòng Excel, cộng trừ hóa đơn viết tay, đối soát tiền mặt trong két với tiền chuyển khoản qua QR code. Những khoản thất thoát nhỏ lẻ từ việc nhân viên bán thối nhầm tiền, không ghi nhận hàng trả lại, hay quên tính tiền lẻ tích tiểu thành đại khiến lợi nhuận thực tế bị bào mòn nghiêm trọng. Bạn làm việc không nghỉ một ngày nào, khách ra vào liên tục, nhưng tiền lãi thực sự lại biến mất đằng sau những khoảng trống vận hành mà chính bạn chưa quản lý được.
Lối thoát không nằm ở việc bán thêm đơn, mà là giải phóng vận hành
Để thoát khỏi vòng xoáy kiệt sức, thay vì tìm mọi cách kéo thêm khách hàng hay ép bản thân làm việc nhiều giờ hơn, chủ nhà thuốc cần thay đổi góc nhìn về quản trị. Bán được nhiều đơn hơn trên một hệ thống vận hành rối ren chỉ làm gia tăng sự mệt mỏi và rủi ro thất thoát.
Lối thoát duy nhất là xây dựng một quy trình vận hành có tính hệ thống, nơi mà thông tin về tồn kho, hạn dùng và dòng tiền được kiểm soát rõ ràng. Khi nguyên tắc FEFO được thiết lập chuẩn xác, nhân viên chỉ cần nhìn vào hệ thống là biết chính xác phải lấy lô thuốc nào xuất trước. Khi dữ liệu xuất nhập tồn được tự động hóa, báo cáo quỹ tiền mặt và tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, người chủ sẽ không còn phải thức đêm để cộng trừ sổ sách thủ công.
Nhiều chủ nhà thuốc thường nghĩ đến việc mua ngay một phần mềm quản lý khi cảm thấy quá tải. Tuy nhiên, công cụ công nghệ chỉ phát huy tác dụng khi bạn hiểu rõ nhà thuốc của mình đang nghẽn ở đâu. Việc tự kiểm tra và nhìn nhận lại toàn bộ các mắt xích từ quản lý lô hạn, kiểm soát sổ quỹ cho đến quy trình giao ca của nhân viên là bước đi đầu tiên để tìm lại sự chủ động. Một hệ thống vận hành tốt là hệ thống vẫn chạy trơn tru ngay cả khi người chủ không có mặt trực tiếp tại quầy.
Đừng để việc kinh doanh nhà thuốc cướp đi toàn bộ thời gian và sức khỏe của bạn. Hãy bắt đầu bằng việc rà soát lại những khoảng trống vận hành đang tồn tại trong cửa hàng của mình. Bạn có thể tham khảo góc nhìn quản trị chuẩn hóa và trải nghiệm các giải pháp kiểm soát kho hạn dùng tại nền tảng Novixa.