10 giờ tối, chị Lan - chủ một nhà thuốc độc lập tại Hà Nội - ngồi cặm cụi lọc từng quầy thuốc để gom những hộp thuốc chỉ còn 2 tháng hạn dùng vào một chiếc thùng carton. Khi mới mở cửa hàng với hơn 300 danh mục thuốc cơ bản, chị thuộc lòng từng lô hàng nhập về, lô nào hạn ngắn, lô nào hạn dài. Nhưng khi nhà thuốc phát triển lên tới hơn 2.000 danh mục, việc quản lý bằng trí nhớ bắt đầu sụp đổ. Những hộp thuốc đắt tiền nằm khuất sâu trong hộc tủ chỉ được phát hiện khi đã quá hạn hủy bỏ. Quản lý hạn dùng bằng kinh nghiệm và thói quen nhẩm nhớ đang khiến nhà thuốc thất thoát một khoản tiền không nhỏ mỗi tháng.
Sự bẫy của trí nhớ: Khi danh mục kho vượt quá ngưỡng kiểm soát tự nhiên
Khi quy mô nhà thuốc còn nhỏ, kinh nghiệm và trí nhớ của người dược sĩ chính là công cụ vận hành hiệu quả nhất. Bạn biết rõ vỉ thuốc nào nhập tuần trước, chai siro nào cần đẩy bán trước. Tuy nhiên, khi số lượng danh mục (SKUs) phình to, sự đa dạng của các loại lô sản xuất và hạn sử dụng vượt quá khả năng ghi nhớ tự nhiên của con người.
Thực tế tại nhiều nhà thuốc độc lập cho thấy, tình trạng hàng cận date chỉ được phát hiện khi đã quá muộn để xử lý. Một lô thuốc mới nhập có hạn dùng xa hơn lại vô tình được đưa ra kệ trước và bán hết, trong khi lô thuốc cũ nhập từ ba tháng trước vẫn nằm im ở hộc tủ bên trong. Nhiều chủ nhà thuốc cố gắng giải quyết bằng cách lập file Excel theo dõi. Nhưng chỉ sau một vài tuần cao điểm hoặc khi thay đổi nhân sự, sổ sách Excel bắt đầu lệch so với thực tế kho. Tiền mặt của nhà thuốc không biến mất, nó chỉ đang bị “đóng băng” và dần biến thành chi phí rác nằm trong những hộp thuốc hết hạn.
Khi nguyên tắc FEFO chỉ tồn tại trên lời nói chứ không có trong quy trình
Mọi dược sĩ đều hiểu nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out - Hàng hết hạn trước phải xuất trước). Nhưng giữa nguyên tắc trên lý thuyết và việc thực thi hàng ngày tại quầy bán lại là một khoảng cách rất lớn.
Nếu vận hành chỉ dựa vào sự tự giác của nhân viên mà thiếu công cụ kiểm soát tự động tại điểm bán (POS), quy trình FEFO sẽ lập tức đứt gãy khi nhà thuốc đông khách. Nhân viên theo thói quen tiện tay sẽ lấy ngay hộp thuốc nằm ở vị trí dễ thấy nhất hoặc bóc tiếp một hộp mới nguyên trên kệ thay vì tìm hộp đã bóc dang dở còn hạn ngắn hơn. Đặc biệt, khi chủ nhà thuốc vắng mặt vài ngày, việc giao ca và kiểm soát lô/hạn trở nên hỗn loạn. Hai nhân viên làm hai kiểu khác nhau, thông tin lô hàng không được ghi nhận đồng nhất. Hậu quả là đến kỳ kiểm kho, chủ nhà thuốc mới bàng hoàng nhận ra số lượng hàng chậm bán và cận date đã tích tụ thành một con số đáng báo động.
Đo lường khoảng trống vận hành trước khi quyết định nâng cấp quản trị
Trước khi nghĩ đến việc mua thêm phần mềm hay thay đổi toàn bộ cách quản lý, chủ nhà thuốc cần một góc nhìn tỉnh táo và khách quan: Nhà thuốc của mình thực sự đang hổng ở đâu? Doanh thu hàng tháng có thể vẫn ổn định, nhưng bao nhiêu phần trăm trong số đó đang bị ăn mòn bởi hàng hủy, hàng lỗi và thất thoát kho?
Rất nhiều nhà thuốc duy trì thói quen “uống nước đến chân mới nhảy”, tức là chỉ khi lượng thuốc hết hạn chất đống mới vội vã tìm giải pháp xử lý ngắn hạn. Thay vì thụ động chịu đựng hoặc cài đặt những phần mềm quản lý bán lẻ chung chung không sâu về nghiệp vụ dược, nhà thuốc cần chẩn đoán đúng “sức khỏe” vận hành của mình. Việc kiểm soát tồn kho theo lô/hạn, theo dõi tuổi hàng và cảnh báo FEFO phải là một phần của hệ thống vận hành tự động, giúp giải phóng chủ nhà thuốc khỏi vai trò của một “nhân viên kiểm kho cao cấp”.
Kinh nghiệm là tài sản vô giá của người làm nghề y dược, nhưng không thể dùng kinh nghiệm cá nhân để gánh vác một hệ thống vận hành ngày càng phức tạp. Kiểm soát tốt tồn kho và hạn dùng chính là cách bảo vệ dòng tiền trực tiếp nhất cho nhà thuốc của bạn.
Để tự nhìn rõ bức tranh vận hành và phát hiện những khoảng trống tiềm ẩn trong quản lý kho hàng, bạn có thể dành 7 phút thực hiện bài chẩn đoán tại Novixa.