Tối muộn, sau khi chốt ca bán hàng, chị Hoa – chủ một nhà thuốc độc lập tại Hà Nội – ngồi nhìn lại sổ sách thu chi. Doanh thu mỗi ngày vẫn đạt mức 15 đến 20 triệu đồng, quầy kệ lúc nào cũng tấp nập khách ra vào. Thế nhưng, cứ đến kỳ thanh toán tiền hàng cho các nhà phân phối, tài khoản của chị lại rơi vào trạng thái thiếu hụt. Tiền bán được đi đâu hết? Đây không phải là câu chuyện của riêng chị Hoa. Rất nhiều chủ nhà thuốc đang đối mặt với một thực tế trớ trêu: doanh thu có tăng, nhưng tiền mặt lại biến mất. Thực chất, tiền không bị thất thoát ra bên ngoài, mà đang nằm “đóng băng” ngay trong kho hàng dưới dạng tồn kho lệch hạn, hàng chậm bán và những khoản chi phí ẩn chưa từng được ghi nhận.
Hàng tồn kho phình to vì thói quen nhập hàng cảm tính và thiếu cảnh báo FEFO
Khi không có dữ liệu quản trị kho chính xác, việc nhập hàng của nhà thuốc phần lớn dựa vào thói quen, trí nhớ hoặc các chương trình chiết khấu hấp dẫn từ trình dược viên. Nhập nhiều để lấy chiết khấu cao tạo cảm giác nhà thuốc đang có lời, nhưng thực tế dòng tiền đã lập tức biến thành những chồng hộp carton xếp cao trong góc kho.
Vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn khi nhà thuốc vận hành thiếu quy tắc FEFO (First Expired, First Out - Hàng hết hạn trước, xuất trước). Qua quan sát hiện trường vận hành thực tế tại các nhà thuốc độc lập, nhân viên bán hàng theo thói quen tiện tay thường xếp các lô hàng mới nhập lên phía trước kệ. Những lô hàng cũ hơn, cận hạn hơn bị đẩy sâu vào bên trong góc tủ. Kết quả là, nhiều hộp thực phẩm chức năng giá trị cao hay các dòng thuốc điều trị chuyên khoa nằm yên cho đến khi quá hạn sử dụng. Một lô hàng trị giá vài triệu đồng bị tiêu hủy có thể quét sạch toàn bộ lợi nhuận bán lẻ của nhà thuốc trong cả tuần. Nếu không có module quản lý kho phân loại chính xác theo từng số lô và hạn dùng, chủ nhà thuốc sẽ tiếp tục bị chôn vốn mà không hề hay biết.
Quản lý lệch sổ bằng Excel và ghi chép thủ công làm đứt gãy dòng tiền
Nhiều chủ nhà thuốc cho rằng chỉ cần một phần mềm POS bán lẻ cơ bản kết hợp với sổ tay hoặc file Excel là đủ để kiểm soát cửa hàng. Tuy nhiên, sự kết hợp nửa vời này chính là nơi phát sinh những khoảng trống đọng vốn khổng lồ.
Việc ghi chép thủ công hoặc sử dụng phần mềm không chuyên biệt cho ngành dược rất dễ dẫn đến tình trạng lệch sổ giữa thực tế và báo cáo. Bán lẻ thuốc có đặc thụ xuất lẻ theo vỉ, theo viên, hoặc tách liều điều trị. Khi nhân viên quên gạch sổ, nhập sai giá vốn giữa các đợt nhập khác nhau, hoặc không đối soát chính xác quỹ tiền mặt cuối ngày với lượng xuất kho, con số lợi nhuận trên màn hình chỉ là con số ảo. Trong quá trình triển khai thử nghiệm trên mô hình pilot DEMO_PHARMACY, dữ liệu cho thấy sự chênh lệch giữa kho thực tế và sổ sách thủ công có thể lên tới 5-10% tổng giá trị kho hàng. Số tiền chênh lệch này chính là dòng tiền bốc hơi qua thất thoát, hỏng hóc và các khoản công nợ nhà cung cấp không được theo dõi sát sao.
Tốc độ quay vòng kho thấp do thiếu dữ liệu theo dõi lịch sử mua hàng của khách
Tiền nằm trong kho lâu hay mau phụ thuộc trực tiếp vào tốc độ quay vòng của từng mặt hàng. Một nhà thuốc tối ưu dòng tiền không phải là nhà thuốc có kho hàng thật lớn, mà là nhà thuốc giữ được lượng tồn kho vừa đủ nhưng tốc độ bán ra nhanh và đều đặn.
Khi nhà thuốc không lưu trữ và phân tích được lịch sử mua hàng của khách quen, chủ nhà thuốc buộc phải tích trữ một lượng hàng dư thừa khổng lồ để phòng xa. Chẳng hạn, với nhóm bệnh nhân mãn tính cần dùng thuốc định kỳ hàng tháng, nếu không có hệ thống theo dõi và nhắc lịch mua lại, nhà thuốc sẽ không thể dự đoán chính xác nhu cầu tiêu thụ của tuần tới. Hàng hóa nhập về nằm chờ khách ngẫu nhiên ghé mua, làm kéo dài thời gian lưu kho từ vài tuần lên vài tháng. Ngược lại, nếu nắm rõ tệp khách hàng và nhu cầu thực tế, nhà thuốc hoàn toàn có thể chủ động nhập hàng theo lượng tiêu thụ thực tế, giải phóng hàng trăm triệu đồng tiền vốn đang bị kẹt trên giá kệ để tái đầu tư hoặc giữ tiền mặt an toàn.
Kiểm soát dòng tiền của nhà thuốc không bắt đầu từ việc cố gắng đẩy doanh số bằng mọi giá, mà bắt đầu từ việc bịt kín những khoảng trống rò rỉ trong quản trị kho và vận hành. Khi chủ nhà thuốc nắm rõ hạn dùng từng lô hàng theo chuẩn FEFO, minh bạch từng giao dịch nhập xuất và chủ động dự báo lượng hàng dựa trên dữ liệu khách hàng, tiền mặt sẽ tự động quay trở lại tài khoản.
Bạn có thực sự biết nhà thuốc của mình đang có bao nhiêu tiền nằm im trên kệ và khoảng trống vận hành nằm ở đâu? Hãy dành 7 phút để tự kiểm tra sức khỏe vận hành và nhận báo cáo phân tích chi tiết cho nhà thuốc của bạn tại Pharmacy Health Check trên Novixa.