Cách kiểm kê nhà thuốc nhanh chóng, chính xác mà không cần đóng cửa ngưng bán

“Lại đến ngày kiểm kho!” — Câu nói luôn kèm theo những cái thở dài của dược sĩ.

Đối với đa số nhà thuốc, kiểm kê tài sản và thuốc tồn kho luôn là một “cơn ác mộng” kéo dài: Dược sĩ phải thức khuya đếm từng vỉ thuốc, đối soát từng con số trên sổ sách, quầy kệ bị đảo lộn tung tóe nhưng kết quả cuối cùng vẫn chênh lệch hàng triệu đồng. Tệ hơn, nhiều nơi phải chấp nhận đóng cửa ngưng bán nguyên cả ngày, vừa mất doanh thu vừa làm gián đoạn việc mua thuốc của bệnh nhân.

Tuy nhiên, kiểm kê kho không nhất thiết phải là một quá trình hỗn loạn và mệt mỏi. Sự chậm trễ và sai sót khi kiểm kho 90% không xuất phát từ việc dược sĩ “đếm chậm”, mà bắt nguồn từ phương pháp kiểm kê lỗi thời, quầy kệ thiếu chuẩn hóa và không áp dụng công nghệ kiểm soát.

Phân tích: 3 “kẻ cắp thời gian” làm chậm tiến độ kiểm kho tại quầy

Khi quan sát một ca kiểm kê thủ công, thời gian và độ chính xác thường bị bào mòn bởi 3 điểm nghẽn chính:

Sắp xếp kho không theo quy chuẩn (Thiếu trực quan): Thuốc cùng loại nhưng nằm rải rác ở nhiều tủ khác nhau; lô cũ và lô mới xếp lẫn lộn vi phạm nguyên tắc FEFO (Hết hạn trước, xuất trước). Dược sĩ mất quá nhiều thời gian chỉ để gom đủ hàng trước khi đếm.
Ghi chép thủ công bằng giấy bút: Đếm xong ghi vào sổ ──► Nhập từ sổ vào file Excel ──► So sánh file Excel với phần mềm POS. Quy trình 3 bước cồng kềnh này sinh ra vô số lỗi nhập liệu do chữ viết nguệch ngoạc hoặc gõ nhầm hàng.
Dồn toàn bộ khối lượng vào một thời điểm (Tổng kiểm kê xả kho): Chờ vài tháng hoặc cả năm mới kiểm kê một lần khiến lượng mã hàng cần đếm lên đến 2.000–3.000 sản phẩm, gây quá tải tâm lý và dễ dẫn đến tình trạng “đếm bùn”, ghi số đại cho xong.

Giải pháp: Quy trình kiểm kê “3 Chuẩn” – Nhanh, Chính xác, Không gián đoạn

Để biến việc kiểm kê thành một nhịp vận hành nhẹ nhàng, nhà thuốc cần chuẩn hóa theo mô hình 3 bước đồng bộ:

[B1: Chuẩn hóa Trưng bày & FEFO] ──► [B2: Kiểm kê Xoay vòng Cuốn chiếu] ──► [B3: Bắn mã vạch & Tự động POS]

1. Chuẩn hóa quầy kệ và dán mã vạch trước ngày kiểm kê (Standardization)

Gom cụm sản phẩm: Đảm bảo 100% mã hàng nằm đúng khu vực quy định (Tủ Kháng sinh, Tủ Mắt-Tai-Mũi-Họng, Tủ TPCN…).
Sắp xếp FEFO: Lô hạn ngắn hơn đưa ra ngoài, lô hạn dài đưa vào trong. Khi sắp xếp ngăn nắp, dược sĩ chỉ cần nhìn qua hoặc đếm số lượng hộp/vỉ nguyên theo lô là có ngay kết quả.
Dán tem mã vạch/Mã QR: Đảm bảo mọi vị trí kệ và sản phẩm lẻ đều có mã vạch rõ ràng.

2. Chuyển sang phương pháp “Kiểm kê xoay vòng cuốn chiếu” (Cycle Counting)

Thay vì đóng cửa nhà thuốc 1 ngày/năm để tổng kiểm kê, hãy chia nhỏ danh mục hàng hóa để đếm theo hình thức cuốn chiếu:

Mỗi tuần kiểm kê 1–2 tủ/kệ cố định: Tuần này kiểm Tủ Siro/Xịt họng, tuần sau kiểm Tủ Kháng sinh. Trong vòng 1 tháng, toàn bộ kho hàng đều được “rà quét” mà không ảnh hưởng đến việc bán hàng.
Kiểm kê theo Ca trực: Mỗi ca trực chỉ kiểm nhanh 5–10 sản phẩm thuộc nhóm bán chạy (Top Fast-moving) hoặc tủ thuốc kiểm soát đặc biệt (gây nghiện, hướng thần). Thao tác này chỉ tốn 5 phút/ca.

3. Số hóa 100% bằng Máy quét mã vạch / Điện thoại thông minh

Loại bỏ hoàn toàn giấy bút trong quá trình kiểm kê:

Quét mã vạch trực tiếp tại kệ: Dược sĩ dùng máy quét mã vạch không dây hoặc điện thoại thông minh quét mã sản phẩm ──► Nhập số lượng đếm thực tế ──► Phần mềm tự động ghi nhận.
Đối soát thời gian thực (Real-time Matching): Phần mềm POS lập tức so sánh số thực tế và số tồn trên hệ thống. Nếu có chênh lệch, hệ thống phát cảnh báo để kiểm tra lại ngay lập tức tại vị trí đó thay vì phải đi tìm nguyên nhân sau vài tuần.

Mẹo thực chiến giúp tăng gấp đôi tốc độ đếm thuốc tại quầy

Sử dụng nguyên tắc Quy đổi đóng gói: Đếm theo đơn vị lớn trước (Thùng ──► Hộp ──► Vỉ/Viên). Ví dụ: 1 thùng nguyên (100 hộp) + 3 hộp lẻ + 2 vỉ.
Đánh dấu khu vực đã kiểm (Tagging): Sử dụng các thẻ Sticker màu nhỏ dán nhẹ lên các khay/hộp đã đếm xong để tránh đếm trùng khi có khách tạt vào mua hàng ngắt quãng.
Phân công ca kiểm kê vào “Khung giờ vàng vắng khách”: Thực hiện kiểm kê xoay vòng vào thời điểm 13:00–14:30 (đầu giờ chiều) hoặc 20:30–21:30 (cuối ngày) để hạn chế tối đa việc bị gián đoạn.

Checklist: 10 câu hỏi tự rà soát Năng lực kiểm kê tại nhà thuốc của bạn

Lời kết

Kiểm kê kho nhanh chóng và chính xác không phải là một “kỹ năng đếm tay” thần kỳ, mà là kết quả của một hệ thống quản trị thông minh. Khi bạn chuyển đổi từ kiểm kê tổng thủ công sang Kiểm kê xoay vòng cuốn chiếu, kết hợp sắp xếp FEFO và số hóa bằng thiết bị quét mã vạch, việc kiểm kho sẽ trở thành một nhịp vận hành tự nhiên, nhẹ nhàng, giúp bạn hoàn toàn chủ động kiểm soát dòng tiền và tài sản của nhà thuốc.

Novixa đồng hành cùng các nhà thuốc chuẩn hóa quy trình vận hành SOP, tự động hóa quản trị kho FEFO, tối ưu lịch kiểm kê xoay vòng và kiểm soát dòng tiền thời gian thực, giúp bạn giải phóng sức lao động và tối ưu hiệu quả kinh doanh.