Nhiều chủ nhà thuốc tại Việt Nam thường rơi vào trạng thái “chữa cháy” mỗi ngày: hôm nay hết loại thuốc này mới vội đặt mua, cuối tháng kiểm kê mới phát hiện cả đống hàng cận hạn dùng, hoặc doanh thu tháng này giảm mạnh mà không rõ nguyên nhân từ đâu. Nguyên nhân cốt lõi của tình trạng này là nhà thuốc chưa có một kế hoạch tháng cụ thể và khoa học.
Lập kế hoạch kinh doanh theo tháng không phải là việc làm hình thức hay phức tạp như các doanh nghiệp lớn. Đối với một nhà thuốc truyền thống hay nhà thuốc hiện đại, kế hoạch tháng là bản bản đồ định hướng giúp bạn biết rõ: tháng này cần bán gì, nhập bao nhiêu hàng, quản lý dòng tiền ra sao và nhân viên cần làm những công việc gì.
Dưới đây là quy trình 5 bước lập kế hoạch tháng thực tế, dễ áp dụng dành riêng cho các chủ nhà thuốc Việt Nam.
1. Đánh giá kết quả tháng cũ: Nhìn lại số liệu trước khi bước tiếp
Một kế hoạch mới hiệu quả luôn phải dựa trên dữ liệu thực tế của tháng trước, thay vì ước lượng cảm tính. Theo kinh nghiệm vận hành nhà thuốc, trước khi bắt tay vào lên kế hoạch cho tháng mới, bạn cần dành khoảng 1 - 2 ngày cuối tháng để tổng kết các chỉ số quan trọng:
- Doanh thu và lợi nhuận: Tổng doanh thu tháng vừa qua đạt bao nhiêu? Đã đạt mục tiêu đề ra chưa? Nhóm hàng nào mang lại lợi nhuận tốt nhất (thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thực phẩm chức năng, hay dược mỹ phẩm)?
- Tình hình tồn kho: Có mặt hàng nào bị đứt hàng (hết hàng gây mất khách) không? Số lượng hàng tồn kho cận hạn (dưới 6 tháng) là bao nhiêu?
- Hiệu suất nhân sự: Dược sĩ đứng bán ca nào có doanh số tốt? Khách hàng có phản hồi gì về thái độ tư vấn của nhân viên không?
- Chương trình khuyến mãi/bán hàng: Các đợt tư vấn kèm hoặc chương trình ưu đãi trong tháng có mang lại hiệu quả như kỳ vọng?
Việc nhìn lại các số liệu này giúp bạn nhận ra ngay những điểm nghẽn cần khắc phục trong tháng tới.
2. Xây dựng mục tiêu doanh thu và nhóm hàng trọng tâm
Sau khi có dữ liệu tháng cũ, bạn hãy đặt ra mục tiêu cụ thể cho tháng mới. Mục tiêu nên tuân theo nguyên tắc rõ ràng, có số liệu đo lường được.
Đặt mục tiêu doanh thu tổng và theo nhóm hàng
Thay vì chỉ đặt mục tiêu chung chung như “Tháng này tăng doanh thu”, bạn nên chia nhỏ con số:
- Target doanh thu tổng tháng: Ví dụ 200 triệu đồng.
- Doanh thu từ thuốc điều trị (OTC & ETC): 120 triệu đồng.
- Doanh thu từ Thực phẩm chức năng & Dược mỹ phẩm: 80 triệu đồng.
Xác định sản phẩm trọng tâm theo mùa và xu hướng dịch bệnh
Thời tiết và dịch bệnh theo mùa tại Việt Nam ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu dùng thuốc. Ví dụ:
- Mùa nồm ẩm/mùa đông ở miền Bắc: Nhu cầu thuốc hô hấp, cảm cúm, xi-rô ho, máy xịt mũi tăng cao.
- Mùa hè/mùa mưa ở miền Nam: Nhu cầu thuốc tiêu hóa, sốt xuất huyết, sản phẩm chống nắng, xịt côn trùng tăng mạnh.
Lập danh mục khoảng 10 - 15 sản phẩm trọng tâm cần đẩy mạnh tư vấn trong tháng sẽ giúp dược sĩ tập trung hơn khi bán hàng.
3. Lên kế hoạch dự trù hàng hóa và kiểm soát dòng tiền
Quản lý hàng tồn kho là yếu tố sống còn của nhà thuốc. Nhập quá nhiều hàng dẫn đến đọng vốn và nguy cơ hết hạn; nhập quá ít lại làm mất khách hàng vào tay đối thủ.
Để lập kế hoạch nhập hàng chuẩn xác cho tháng mới:
- Lập danh mục hàng cần bù (Restock): Dựa trên tốc độ bán ra (sales velocity) của tháng trước để dự trù lượng hàng đủ bán trong 30 - 45 ngày tiếp theo.
- Lên danh sách hàng cận hạn cần xử lý: Những mặt hàng còn hạn dưới 6 tháng cần được đưa vào danh sách ưu tiên giải phóng (bán khuyến mãi, tư vấn thay thế hoặc trả lại nhà cung cấp nếu có thỏa thuận).
- Cân đối dòng tiền nhập hàng: Xác định rõ số tiền chi trả cho các nhà cung cấp, công ty dược trong tháng (bao gồm cả các khoản nợ gối đầu) để không bị hụt tiền mặt vận hành.
Gợi ý giải pháp: Nếu việc tính toán thủ công bằng sổ sách hay excel tốn quá nhiều thời gian, chủ nhà thuốc có thể ứng dụng giải pháp công nghệ như Novixa. Phần mềm quản trị nhà thuốc Novixa hỗ trợ tự động thống kê mặt hàng bán chạy, cảnh báo tồn kho dưới định mức và nhắc nhở hàng cận hạn dùng chính xác, giúp việc dự trù hàng hóa đầu tháng trở nên nhanh chóng và chuẩn xác hơn.
4. Phân công công việc và đào tạo nhân sự
Kế hoạch chỉ nằm trên giấy nếu nhân viên nhà thuốc không nắm rõ trách nhiệm của mình. Đầu tháng, chủ nhà thuốc cần họp ngắn với đội ngũ dược sĩ để triển khai kế hoạch:
- Phân công ca trực và mục tiêu cá nhân: Rõ ràng về ca làm việc, trách nhiệm vệ sinh, kiểm kê tủ thuốc và chỉ tiêu doanh số cá nhân/ca (nếu có).
- Đào tạo kiến thức sản phẩm trọng tâm: Đào tạo lại cho nhân viên về hoạt chất, công dụng, đối tượng chỉ định và cách tư vấn (cross-sell/up-sell) cho nhóm sản phẩm chiến lược của tháng.
- Chăm sóc khách hàng cũ: Lên kế hoạch gọi điện hoặc nhắn tin nhắc lịch mua lại thuốc cho các bệnh nhân mắc bệnh mãn tính (huyết áp, tiểu đường, xương khớp) định kỳ hàng tháng.
5. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh định kỳ theo tuần
Một bản kế hoạch tháng không nên giữ cố định cứng nhắc. Thị trường và sức mua có thể thay đổi bất ngờ. Theo kinh nghiệm vận hành, bạn nên chia kế hoạch tháng thành 4 cột mốc tuần để theo dõi:
- Sau tuần 1 & 2: Kiểm tra xem doanh thu đã đạt 45% - 50% mục tiêu tháng chưa. Nếu chưa đạt, nguyên nhân do đâu? Do sức mua kém hay do nhân viên chưa tư vấn tốt?
- Giữa tháng (Ngày 15): Rà soát lại lượng tồn kho các mặt hàng trọng tâm. Nếu mặt hàng chủ lực bán quá nhanh, cần phát lệnh nhập bổ sung ngay để không bị đứt hàng vào cuối tháng.
- Tuần 4: Tập trung xử lý các mục tiêu còn tồn đọng và chuẩn bị dữ liệu cho kế hoạch tháng tiếp theo.
Lời kết
Lập kế hoạch tháng không làm mất đi tính linh hoạt của nhà thuốc, ngược lại, nó giúp chủ nhà thuốc chủ động kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro hàng hết hạn và tối ưu hóa lợi nhuận. Khi quy trình vận hành được số hóa và chuẩn hóa, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc phát triển kinh doanh bền vững.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý dữ liệu bán hàng, tồn kho và lập kế hoạch chính xác cho nhà thuốc của mình, hãy trải nghiệm ngay giải pháp phần mềm quản trị nhà thuốc Novixa.